Das 90%-Syndrom: Wenn ‘Fast Fertig’ Nicht Genug Ist

In der Welt des Projektmanagements sind Fehleinschätzungen und Herausforderungen an der Tagesordnung. Ein besonders tückisches Phänomen, das sowohl erfahrenen als auch neuen Projektmanagern begegnet, ist das sogenannte 90%-Syndrom. Dieser Artikel beleuchtet, was das 90%-Syndrom genau ist, warum es auftritt, welche Konsequenzen es nach sich zieht und wie man es effektiv bewältigen kann.

Was ist das 90%-Syndrom?

Das 90%-Syndrom ist ein weit verbreitetes Phänomen im Bereich des Projektmanagements, das sich durch eine signifikante Überschätzung des Fortschritts eines Projekts oder einer Aufgabe auszeichnet. Konkret bedeutet dies, dass Projektmitarbeiter häufig den Fortschritt ihrer Aufgaben mit „fast fertig“ oder „zu 90% abgeschlossen“ angeben, auch wenn tatsächlich erst etwa die Hälfte der Arbeit erledigt ist. Diese Fehleinschätzung führt dazu, dass der tatsächlich verbleibende Aufwand deutlich unterschätzt wird.

In der Praxis zeigt sich das 90%-Syndrom oft in Form von Aussagen wie „Es fehlt nur noch ein kleiner Teil“ oder „Wir sind fast durch“. Diese Aussagen suggerieren, dass nur noch wenig Arbeit erforderlich ist, um die Aufgabe abzuschließen. In Wirklichkeit befinden sich viele Projekte in dieser Phase jedoch noch weit von der tatsächlichen Fertigstellung entfernt.

Ursachen des 90%-Syndroms

Die Ursachen des 90%-Syndroms sind vielschichtig und liegen oft in der menschlichen Natur begründet. Eine der Hauptursachen ist die psychologische Neigung, Fortschritte zu überschätzen, besonders wenn ein Lösungsweg bekannt ist. Dieses Phänomen tritt ein, wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, die größten Herausforderungen eines Projekts bewältigt zu haben und nur noch „Feinarbeit“ zu leisten ist. Die Tatsache, dass bei vielen Aufgaben oft die letzten 10% die schwierigsten und zeitaufwendigsten sind, wird dabei häufig unterschätzt.

Ein weiterer wichtiger Faktor ist der Wunsch, gute Ergebnisse zu präsentieren. Dies kann teilweise unbewusst geschehen, wenn Mitarbeiter glauben, dass sie mit einer positiven Fortschrittsmeldung ihre Leistungsfähigkeit und Effizienz unter Beweis stellen können. In einigen Fällen kann es auch sein, dass Mitarbeiter bewusst eine zu optimistische Schätzung abgeben, um Erwartungen zu erfüllen oder Druck von Vorgesetzten und Teamkollegen zu verringern.

Zudem spielt die menschliche Tendenz, sich auf das Positive zu konzentrieren und potenzielle Probleme zu übersehen oder zu unterschätzen, eine Rolle. Dies kann zu einer falschen Sicherheit führen, die wiederum eine realistische Einschätzung des tatsächlichen Fortschritts verhindert.

Auswirkungen des 90%-Syndroms

Das 90%-Syndrom kann ernsthafte Konsequenzen für Projekte und Teams haben. Eine der offensichtlichsten Auswirkungen ist der Verlust von Glaubwürdigkeit und Vertrauen. Wenn Teammitglieder oder Projektmanager regelmäßig den Fortschritt ihrer Aufgaben überbewerten und die Fertigstellung nicht wie versprochen erfolgt, kann dies zu Misstrauen innerhalb des Teams und bei Stakeholdern führen.

Ein weiteres Problem ist die Verzögerung anderer Arbeitspakete. Da in einem Projekt oft mehrere Aufgaben und Arbeitspakete miteinander verknüpft sind, kann die Verzögerung bei einem Arbeitspaket einen Dominoeffekt auf andere Teile des Projekts haben. Dies führt zu einer Verkettung von Verspätungen und kann den gesamten Projektzeitplan gefährden.

Darüber hinaus kann das 90%-Syndrom zu einer trügerischen Sicherheit führen, in der Teams und Projektmanager fälschlicherweise annehmen, dass “nicht mehr viel zu tun ist” und daher neue Aufgaben oder Projekte starten. Dies kann zu einer Überlastung der Ressourcen führen, da Teams sich mit zu vielen unvollendeten Aufgaben gleichzeitig beschäftigen.

Schließlich kann die ständige Konfrontation mit unrealistischen Fertigstellungsterminen zu Frustration und Unzufriedenheit unter den Mitarbeitern führen. Dies kann sich negativ auf die Arbeitsmoral und Produktivität auswirken und sogar zu einer höheren Mitarbeiterfluktuation führen.

Strategien zur Vermeidung und Bewältigung des 90%-Syndroms

Glücklicherweise gibt es Strategien, um das 90%-Syndrom zu vermeiden und zu bewältigen, die sowohl auf individueller als auch auf organisatorischer Ebene angewendet werden können. Eine wichtige Maßnahme ist das Hinterfragen der Fortschrittsangaben. Wenn ein Teammitglied berichtet, dass eine Aufgabe „fast fertig“ ist, sollte dies als Gelegenheit genutzt werden, genauer nachzuhaken. Es ist wichtig, spezifische Fragen zu stellen, um ein klares Bild vom tatsächlichen Fortschritt zu erhalten.

Eine weitere wirksame Methode ist die Verwendung von klaren, quantifizierbaren Fortschrittsmetriken. Die 0/100-Regel ist ein Beispiel dafür, bei dem ein Arbeitspaket erst dann als abgeschlossen gilt, wenn es tatsächlich zu 100% fertiggestellt ist. Dies hilft, subjektive Einschätzungen zu vermeiden und fördert eine realistischere Sicht auf den Projektfortschritt.

Die Definition of Done (DoD) ist eine weitere hilfreiche Technik, insbesondere in der Softwareentwicklung. Die DoD legt fest, welche Kriterien erfüllt sein müssen, damit eine Aufgabe als abgeschlossen gilt. Dies stellt sicher, dass alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis davon haben, was „fertig“ wirklich bedeutet.

Schließlich ist es wichtig, eine Kultur der Offenheit und Ehrlichkeit zu fördern. Teammitglieder sollten sich sicher fühlen, realistische Fortschrittsberichte zu geben, ohne Angst vor negativen Konsequenzen. Dies erfordert oft eine Veränderung in der Führungskultur und eine Betonung auf transparente Kommunikation.

Fazit

Das 90%-Syndrom ist eine weit verbreitete Herausforderung im Projektmanagement, die schwerwiegende Folgen für die Effizienz, Glaubwürdigkeit und den Erfolg von Projekten haben kann. Es entsteht durch die menschliche Tendenz, den Fortschritt von Aufgaben zu überschätzen, und wird oft durch den Wunsch verstärkt, positive Ergebnisse zu präsentieren. Die Auswirkungen reichen von Verzögerungen und Ressourcenüberlastung bis hin zu Frustration und Unzufriedenheit im Team.

Um das Syndrom zu bewältigen, ist es entscheidend, eine Kultur der Offenheit zu fördern, in der realistische Fortschrittsberichte ermutigt werden. Die Verwendung von objektiven Metriken wie der 0/100-Regel und einer klaren Definition of Done kann ebenfalls dazu beitragen, subjektive Einschätzungen zu minimieren. Schließlich ist es wichtig, dass Führungskräfte ein Umfeld schaffen, in dem Mitarbeiter sich sicher fühlen, ehrliche Updates zu geben, ohne negative Konsequenzen befürchten zu müssen.

Indem man sich des 90%-Syndroms bewusst wird und proaktive Maßnahmen ergreift, können Projektteams effizienter arbeiten, realistischere Zeitpläne erstellen und letztendlich erfolgreichere Projektergebnisse erzielen.